Gestionnaire principal(e) d’événements / Sr. Event Manager

Job description

Français (ci-dessous)
 
Chez Bond, nous nous spécialisons dans la création de relations durables entre les marques et leurs clients grâce à des solutions novatrices d’engagement et de fidélisation. En tant que leader mondial dans notre domaine, nous nous engageons à offrir des expériences exceptionnelles qui favorisent la croissance des entreprises. À titre de gestionnaire principal(e) d’événements bilingue, vous aurez l’occasion de contribuer au succès de Bond alors que nous façonnons l’avenir de la fidélisation à travers des événements en présentiel, virtuels et hybrides.

À titre de gestionnaire principal(e) d’événements, vous jouerez un rôle clé auprès de clients de premier plan dans un environnement dynamique, en gérant l’ensemble des communications et des opérations liées aux événements en direct, incluant la création, l’approvisionnement, la gestion des participants, la logistique des lieux, la production et la gestion budgétaire. Vous serez responsable de divers volets des événements, incluant la gestion de projet de tous les livrables associés (actifs créatifs, matériel pour les participants, éléments de production), et veillerez à ce que toute modification de portée soit gérée efficacement.
La connaissance du marché montréalais est considérée comme un atout. Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler au Canada.

English (below)
 
At Bond, we specialize in creating enduring relationships between brands and their customers through innovative customer engagement and loyalty solutions. As a global leader in our field, we are committed to delivering exceptional experiences that drive business growth. As a bilingual Sr. Event Manager, you’ll have an opportunity to contribute to Bond’s success as we drive the future of loyalty through in-person, virtual and hybrid events.  

As the Sr. Event Manager, you will play a key role working with top-tier clients in a fast-paced environment, managing all aspects of communications and logistics through live events, including creative, sourcing, attendee management, venue logistics, production, and budgeting. You will own various event aspects including project management of all associated deliverables (including creative assets, attendee collateral and production elements) and ensure any required scope change is managed effectively.
 
Preference for candidates with familiarity with the Montreal market. Candidates must be legally authorized to work in Canada.

Job requirements

Français (ci-dessous)

Ce que vous apportez: 

• Une excellente maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit), en raison d’interactions régulières avec des clients et des parties prenantes à travers le Canada et d’autres régions.
• Un minimum de 7 à 10 ans d’expérience pertinente en gestion d’événements à grande échelle, dans un environnement axé sur les projets et les clients (incluant événements, voyages incitatifs ou gestion de projet).
• Un diplôme postsecondaire en marketing, événements, communications ou domaine connexe (un atout).
• Une excellente maîtrise de Microsoft Excel et des outils de la suite Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook).
• Un intérêt marqué pour l’intelligence artificielle et les technologies.
• Une flexibilité à travailler en dehors des heures normales, incluant soirées, fins de semaine, jours fériés et déplacements au besoin.
• D’excellentes compétences en communication, organisation, planification et présentation.
• Une capacité démontrée à gérer plusieurs projets simultanément dans un environnement rapide avec des priorités changeantes.
• De solides compétences analytiques, en gestion budgétaire, en planification et en résolution de problèmes.
• Un souci du détail et une capacité démontrée à innover pour offrir un service d’excellence.

English (below)

What you’ll have: 

• This role requires proficiency in both French and English (written and spoken), as it involves regular communication with clients and stakeholders across Canada and other regions.
• A minimum of 7-10 years’ experience of relevant, full-scope event management, within a project-based, client-centric environment which includes experience in event, incentive travel or a project management environment.
• A post-secondary degree or diploma in Marketing, Events, Communications, or related field or program is ideal.
• Strong proficiency with Microsoft Excel and experience with Microsoft Office Suite -including Word, PowerPoint, and Outlook.
• An affinity for AI and technology.
• Willingness and flexibility to work outside of regular operating hours including extended hours, holidays, and weekends and travel as required.
• Excellent interpersonal, planning, organization, presentation, and professional communication skills (written and verbal) are a must.
• Proven ability to meet tight deadlines while handling multiple projects simultaneously and thriving in a fast-paced environment with changing priorities.
• Strong analytical, budget, critical path management, and problem-solving abilities.
• Demonstrated track record of using innovation to deliver service excellence with a keen eye for detail.

Job responsibilities

Français (ci-dessous)

Ce que vous ferez: 
 
Relations clients et communications

• Collaborer étroitement avec les clients afin d’élaborer et de gérer les plans logistiques et de communication des événements, en répondant à l’ensemble des objectifs (création, approvisionnement, gestion des participants, logistique, production, budget).
• Développer et maintenir une connaissance approfondie des activités du client et participer aux rencontres afin d’agir à titre de principal point de contact pour tous les aspects liés aux projets et aux finances.
• Gérer l’ensemble des événements assignés afin d’assurer une communication efficace avec les clients et les équipes, et résoudre les enjeux au besoin afin de garantir une exécution sans faille et un haut niveau de satisfaction.
• Réaliser les bilans post-événement et en assurer la communication auprès des clients et des équipes.

Planification et coordination de projets

• Soutenir l’élaboration, la diffusion et la mise en œuvre des briefs et propositions de projets, au besoin.
• S’assurer que les rôles et responsabilités sont clairement définis pour chaque équipe de projet et déléguer les tâches aux coordonnateurs(trices) d’événements.
• Développer et maintenir des plans de projet afin de respecter les échéanciers et assurer une exécution fluide des événements.
• Assumer la responsabilité de divers volets des événements, incluant la gestion des livrables, et veiller à ce que toute modification de portée soit bien gérée.

Gestion budgétaire

• Gérer les budgets de projets, identifier des opportunités d’optimisation des coûts et s’assurer que les changements de portée sont bien reflétés afin de maintenir la rentabilité et la transparence auprès des clients et des équipes.
• Préparer, réviser et transférer les informations budgétaires aux équipes de comptabilité pour la conciliation finale.

 
Gestion des fournisseurs et des lieux

• Sélectionner, négocier et gérer les fournisseurs, partenaires, services alimentaires et lieux afin d’obtenir la meilleure valeur.
• Planifier et réaliser des visites de sites, préparer les lieux et superviser la livraison des événements sur place.

 
Exécution sur site

• Superviser la préparation de tous les documents liés à l’exécution (programmes, feuilles de fonction, cahiers techniques, horaires du personnel, etc.).
• Diriger les équipes sur place et établir un plan de communication clair, incluant les suivis et les méthodes de partage d’information.

 
Leadership d’équipe et développement

• Offrir de la formation, du mentorat et de l’accompagnement aux nouveaux membres de l’équipe concernant les processus, outils et pratiques clients.
• Collaborer avec les équipes afin d’intégrer l’intelligence artificielle et les nouvelles technologies dans les processus et la livraison.

English (below)

What you’ll do:

Client Relationship & Communication

• Work closely with the client or clients to develop and manage event logistics and communication plans to meet all client objectives, including creative, sourcing, attendee management, venue logistics, production, and budgeting.
• Develop and maintain in-depth knowledge of the client's business and participate in client meetings to remain as the main client contact for all project details and financials.
• Manage all assigned events to ensure effective client and team communication, troubleshooting where necessary to ensure flawless delivery as measured by high client satisfaction.
• Complete client post event briefing including communication of post event report to client and teams

Project Planning & Coordination 

• Support the development, distribution and action planning of project/opportunity briefs and proposals as required.
• Ensure roles and responsibilities are clear on each project team and delegate tasks as required to assigned Event Coordinator.
• Develop and maintain an event project plan to ensure effective timelines are met and seamless delivery of event(s).
• Take ownership of various event aspects including project management of all associated deliverables and ensure any required scope change is managed effectively.

Budget Management

• Manage project budget, identify cost saving opportunities while ensuring change to scope is effectively managed and accurately reflected to make sure cashflow and profitability are maintained and communicated to the client and project team.
• Prepare, review, and transition all budget information to Program Accounting for final reconciliation.

Vendor & Venue Management

• Source, contract and manage suppliers, vendors, food and beverage, venues to negotiate for best value.
• Plan, conduct and execute site inspections, site preparation, and onsite event delivery.

Onsite Event Delivery

• Oversee development of all onsite delivery documents (i.e., program outline, function sheets, TD binders, staff schedules, etc.).
• Lead the on-site team and establish a clear communication plan; set cadence of status meetings and method of information transfer (internal and external).

Team Leadership & Development

• Provide training, mentoring, and counseling to new team members on client processes, tools, and procedures.
• Collaborate with the larger team to implement AI and new technology into Bond’s processes and delivery.

Job benefits

Français (ci-dessous)

Utilisation de l’intelligence artificielle (IA): Bond utilise des outils d’IA à certaines étapes du processus de sélection afin de soutenir un processus équitable et efficace.
Nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées; toutefois, seules les personnes retenues seront contactées.
Type de poste: Il s’agit d’un nouveau poste créé au sein de Bond.
La rémunération réelle peut varier en fonction du marché local, de la localisation et de facteurs liés au poste tels que les compétences, l’expérience et la formation.
Chez Bond, nous croyons que la rémunération va au-delà du salaire. Notre programme de rémunération globale est conçu pour soutenir votre croissance professionnelle, votre bien-être et votre engagement:
 
Flexibilité: Modèle de travail hybride et politique de vacances flexible.
Moments qui comptent: Événements sociaux comme les F1rst Thursdays, les rencontres Kick-Off et les fêtes.
Santé et bien-être : Avantages complets incluant soins médicaux, dentaires, visuels, compte de dépenses santé, programme d’aide aux employés et accès à des services de soins virtuels 24/7.
Vision d’avenir: Programme d’épargne-retraite avec contribution de l’employeur.
Développement de carrière: Accès à des formations, du mentorat et des opportunités de mobilité interne.
Reconnaissance: Programmes de reconnaissance, prix entre pairs et anniversaires de service.

English (below)

Use of Artificial Intelligence (AI): Bond uses AI tools during parts of the screening, assessment, and selection process, supporting a fair and efficient hiring process. 
We welcome applications from all qualified candidates; however, only those selected for an interview will be contacted. 
Vacancy Type: This posting is for a newly created vacancy within Bond.
The actual base salary compensation will vary depending on local market conditions, geography, and relevant job-related factors such as skills, qualifications, experience, and education/training.
At Bond, we believe compensation is more than a salary. Our Total Rewards program is designed to help you grow your career, support your well-being and keep you meaningfully connected:
 
Flexibility: A hybrid work model and flexible vacation offers agility to meet the needs of our global business and workforce, allowing us to inspire the best from our people.
Moments that matter: Social events like F1rst Thursdays, Kick-Off gatherings, and holiday parties make it easy to build relationships and have fun.
Health & Wellness support: Competitive healthcare and wellness benefits that care for both body and mind including Medical, Dental, Vision, Health Care Spending Account, Employee Assistance Program, access to 24/7 virtual healthcare and/or consultation services for you and your family — all available from your first day.
Future-focused: Retirement planning assistance with company matching. 
Career development: Access to learning programs, mentorship, stretch projects, and internal mobility to keep you moving forward.
Celebrating your impact: Recognition programs for individual and team achievements, peer-nominated awards, and service anniversaries.